Uživatelská dokumentace: Base CZ

Kontext

Pro fungování firmy v České republice je potřeba pracovat s českým právním systémem a všemi náležitostmi z něj vyplývajících. To základní Odoo plně nesplňuje, a proto tento modul obsahuje úpravy a doplnění, které tyto nedostatky odstraňují. Modul tak zajišťuje hladké fungování vaší firmy.

Velmi podstatná je i jeho důležitost v tvoření vhodného prostředí pro další moduly, které na tomto modulu staví. Některé z nich jsou zmíněny dále v tomto dokumentu.

V případě hlubšího zájmu si můžete pročíst dokumentace návazných modulů: 📄 ARES📄 Zálohové faktury​

Předpoklady pro správnou legislativní funkčnost fakturace

Pro správnou funkčnost fakturace je potřeba splňovat jisté předpoklady, zvláště co se týče správnosti rekapitulace DPH . Zde bychom je tedy rádi uvedli. Většina se týká bodu 3. - Tisk daňových dokladů.

Přehled základních předpokladů:

1. Tisk rekapitulace CZK DPH na faktuře
2. 1. Pokud měna není CZK, využije se směnný kurz a měna se do CZK pro tabulku rekapitulace DPH přepočte
   2. Pokud je měna CZK, tiskne se pouze přehled základu daně a daň
   3. Je-li využíván modul Zálohových faktur, na Zálohové faktuře, která není daňovým dokladem a nevstupuje tak do účetnictví, se tisknou pouze platební podmínky. Po zaplacení zálohové faktury se tiskne Daňový doklad, který již do účetnictví vstupuje a obsahuje rekapitulaci DPH dle logiky předchozích bodů.
   4. Zda se bude rekapitulace tisknout lze dále ovlivnit několika způsoby:
   5. 1. Povolení/Zákaz v nastavení účetní aplikace
      2. 1. 
      3. Povolení/Zákaz přímo na dané faktuře před jejím potvrzením
      4. 1. 
      5. Pozor! V případě že se je využita daň, kde je nastaveno, že se jedná o Režim přenesené daňové odpovědnosti, pak se rekapitulace v základu automaticky netiskne a je-li žádoucí, je třeba využít právě manuálního zásahu na faktuře v záložce
3. Pro přepočet DPH do CZK se musí použít vždy platný kurz ČNB/ECB pro den povinnosti přiznat daň nebo přiznat uskutečnění plnění (DUZP) - dle Zákona o DPH §4 odst.8 (https://www.zakonyprolidi.cz/cs/2004-235#p4). To znamená, že se předpokládá, že v nastavení účetní aplikace je nastaven automatický přepočet měn se správnou bankou a denním rozmezím. Použití jiného nastavení způsobí nesprávnou funkčnost a bohužel není naším modulem aktuálně podporováno.

3. Tisk informací na účetních dokladech (i v případě zálohové faktury/DD k zálohové faktuře, pro přehlednost a zjednodušení procesu)

Při tisku rekapitulace DPH narážíme na několik scénářů, které námi zatím nejsou zahrnuty:

• • Produkty a služby s DPH zahrnutým v ceně 
  • Více sazeb DPH na jednom produktu:
  • •  To v České republice aktuálně není možné, ale lze se s tím setkat v zahraničí. 
  • Workflow při nezaplacených Zálohových fakturách:
  • • Pro správný výpočet rekapitulace DPH na finální faktuře jsou všechny vystavené zálohové faktury považovány za zaplacené a odečítají se tedy od základu daně finální faktury. Tuto logiku jsme přebrali ze základního Odoo, kde se i nezaplacené Zálohy od finální faktury automaticky odečítají.
  • Automatizovaný workflow při vystavování přijaté finální faktury s odečtením zaplacené zálohy:
  • • V rámci takové faktury je třeba manuálně vytvořit řádek s odečítaným “produktem” a částkou s mínusovou hodnotou.

Hlavní funkce

1. České bankovní účty - Přidání polí pro české bankovní účty a databáze bank podle číselníku ČNB
2. Faktury - Úprava polí na fakturách
3. Tisk daňových dokladů - Úpravy na tištěných fakturách

1. České bankovní účty

Kontext

Pro potřeby českého účetnictví je nezbytná podpora českých bank, českých bankovních účtů, úprava některých v základním Odoo existujících polí a přidání nových polí. V této části si popíšeme, kde a co se přesně upravuje a přidává.

Kde se pohybujeme

Hlavní část najdeme na modulu Kontakty, kde se nám objevují nová pole, případně pole dostávají nové vlastnosti.

Jak to funguje

Konfigurace 

První část, kterou si představíme, je seznam bank. V seznamu můžeme najít jak zahraniční tak tuzemské banky, jejichž informace jsou staženy ze seznamu bank ČNB.

Najdete ho v modulu Kontakty –> Záložka konfigurace –> Banky:

Jedná se o tabulku bank, ze které si našeptávač bere informace o bankách a jejich kódech (respektive Název, Obchodní identifikační kód banky [BIC/SWIFT], Kód banky, Země). To znamená, že v momentě, kdy vypisuji bankovní informace, mi Odoo nabídne vhodné možnosti a pole se vyplní na základě zvolené hodnoty dle této tabulky.

Jakékoli informace v těchto sloupcích se dají použít jako filtry při vyhledávání.

Nyní se podívejme, jak to funguje. 

Když banku rozklikneme, otevře se nám detail, na kterém vidíme informace, které jsme získali ze seznamu ČNB. Seznam, dle kterého se banky upravují, v Odoo číselníku obsahuje pouze název bankovní instituce, její kód platebního styku známý pod názvem "Kód banky" a případně "Obchodní identifikační kód banky". Ten běžně známe pod zkratkami BIC nebo SWIFT. Další informace seznam ČNB neobsahuje, nicméně tyto informace nejsou pro běžné účtování legislativně potřebné.

Také se nám přidává filtrovací pole "České číslo účtu" do seznamového zobrazení bankovních účtů.

Aktualizace bank dle ČNB

Jak již bylo zmíněno, informace o bankovních společnostech působících na tuzemském trhu získáváme od ČNB. Pro aktualizaci informací je třeba pouze několika jednoduchých kroků.

V obecném nastavení databáze, v sekci kontaktů, je třeba povolit synchronizaci bank s číselníkem ČNB. Zde můžeme nastavit jak často se má číselník aktualizovat, případně aktualizovat číselník manuálně.

Při manuální aktualizaci vidíme nastalé změny ihned, v rámci informačního pop-up okna.

Zároveň je informace odeslána na email, stejně jako tomu tak je při nastavení automatické aktualizace. Email je třeba nastavit na příslušné emailové šabloně Synchronizace bank ČNB.

Pole na Kontaktech a vytvoření bankovního účtu na Kontaktu

V záložce kontaktu modul přidává do záložky "Účetnictví" nové pole "České číslo účtu".

 V momentě, kdy chceme přidat nový účet, budeme pracovat s formulářem.

1. V případě, že známe IBAN, zadáme jej do pole "Číslo účtu". Následně Odoo vypočte všechny ostatní hodnoty.
2. V opačném případě známe české číslo účtu. To vypíšeme do pole "České číslo účtu" a vyplníme pole "Banka" z našeptávače. IBAN se nám automaticky vypočítá a doplní.
   

2. Faktury - Úprava polí na fakturách 

Kontext

Pro potřeby vedení českého účetnictví musí dojít k drobným úpravám na zobrazení fakturačních záznamů. . Převážně se jedná o přidání polí specifických pro České účetnictví. Jejich přidání sice není nutné, ale pro hladké fungování firmy v českém prostředí velmi praktické a značně napomáhá organizaci.

Kde se pohybujeme 

Upravujeme pole na fakturách, hlavní změny tedy probíhají v modulu Účetnictví.

Jak to funguje 

Pole, která v této sekci budeme popisovat, můžeme rozdělit do dvou kategorií. 

1. Pole, která již v Odoo jsou a námi jsou pouze přeložena nebo přesunuta. 
2. Pole, která v Odoo nejsou a tento modul je přidává nad rámec základního Odoo. 

1. Kategorie - Variabilní symbol, DUZP, DPPD

Variabilní symbol

Pole pro variabilní symbol se pouze přesouvá pro přehlednost ke specifickým polím českého účetnictví, kde jeho poloha dává logičtější smysl v návaznosti na další pole, která si ukážeme v druhé kategorii.

Variabilní symbol není povinné pole. V momentě potvrzení faktury, kde variabilní symbol nebyl vyplněn, vám však Odoo automaticky jeden vygeneruje.

Pole "Variabilní symbol" má také zavedeno omezení na 10 platných číslic. To je změněno z původního nastavení, tedy použití nečíselných znaků, zatímco v rámci české republiky se jedná o čistě číselnou hodnotu o maximální délce deseti znaků. Tímto omezením se může eliminovat potenciální chyba ve složení samotného kódu a předejít tak nepříjemnostem z nezamýšlené lidské chyby. V případě, že by se takovýto "překlep" stal, Odoo vás upozorní chybovou hláškou: 

DUZP

Poli "DUZP" (datum uskutečnění zdanitelného plnění) se přidává nové pravidlo. V případě nevyplnění se automaticky nastaví na stejné datum jako datum faktury. 

Také se nám přidává filtr do všech seznamových zobrazení.

DPPD

Pole pro "datum povinnosti přiznat daň" je klíčové pro tvorbu účetních výkazů (více o nich zde: 📄 Daně a daňové výkazy). Specificky se přidává na dodavatelské faktury a přijaté dobropisy.  Pole není povinné; v případě, že se nechá prázdné, zkopíruje se do něj hodnota pole DUZP. 

2. Kategorie - Konstantní symbol, Specifický symbol, Zpráva pro příjemce 

Žádné ze jmenovaných polí v základním Odoo nenajdeme. Náš modul je přidává na všechny typy faktur pro české (resp. slovenské) zákazníky. Ani jedno není povinné z hlediska legislativy, a tak ani jejich vyplnění v Odoo není vyžadováno. Rozeberme si je postupně. V návrhu faktury pole najdeme příhodně umístěna pohromadě pro lepší orientaci: 

Konstantní symbol 

V případě, že pole chcete vyplnit, je nutno využít našeptávač, který schraňuje všechny možné konstantní symboly využívané v České republice. Jednoduše zadáme kód nebo jeho jméno a vybereme z nabídnutých. 

Specifický symbol 

V případě, že se pole vyplnit rozhodnete, je potřeba vzít v potaz omezení formy, že symbol se může skládat pouze z číslic a nesmí být delší než 10 znaků. V případě, že dojde k zadání špatné formy symbolu, Odoo vás upozorní chybovou hláškou:

Zpráva pro příjemce 

Pro toto pole je také zavedeno omezení, konkrétně to, že zpráva je aktuálně omezena na 35 znaků. Rozšíření, aby pole mohlo obsahovat plný počet znaků povolený bankami, bude připravováno do budoucna.

3. Tisk daňových dokladů

Kontext 

Odoo má své vlastní specifické nastavení, které ne ve všem odpovídá potřebám firem v České republice a zákonným náležitostem, které je nutné na faktury tisknout.

Kde se pohybujeme 

Následující úpravy probíhají na fakturách, nutností je tedy modul pro účetnictví nebo fakturaci.

Konkrétnější úpravy pak probíhají v Obecném nastavení. 

Jak to funguje 

Hlavní funkce přidaná na rozložení faktury je automatické generování zápatí faktury s vyplněnými informacemi o vaší společnosti.

I v případě, že text přepíšeme a uložíme, se data vyplní zpět do původního stavu, nelze je tedy libovolně měnit. V případě, že je chceme změnit, je nutnost je přepsat v nastavení vaší firmy:

Pozor! Do zápatí se vypisuje pouze pole "Telefon" a NE pole "Mobilní".

Editovatelnost zápatí

Pokud chceme editovat zápatí a mít v něm vlastní hodnoty, je potřeba "zaškrtnout" pole "Povolit úpravy zápatí":

Následně můžeme v konfiguraci dokumentu upravit zápatí a uložit:

V případě, že nechceme používat změny a chceme zpátky používat automatickou generaci zápatí, stačí pole "odškrnout" a uložit. Zápatí se následně opět vyplní automatickými hodnotami z dat o vaší společnosti (viz. předchozí sekce).

Návrh faktury 

V této sekci si konkrétně demonstrujeme, jak se dané informace, které byly popsané výše, propisují na faktury v podobě platebních údajů. Finální podoba faktury se liší v závislosti na zemi zákazníka a použité měně. V závislosti na této informaci se platební údaje tisknuté na faktuře liší. Rozlišujeme dva případy:

1. Faktury pro zákazníky z ČR nebo SK.
2. Faktury pro zahraniční zákazníky .

Tyto informace se posuzují na základě dat z kontaktu. 

1. České QR

Tento modul rozšiřuje generaci Odoo SEPA QR o české QR. Jedná se o vygenerování QR kódu na faktury, specifického pro přenos platebních informací, využívaných právě v České republice.

V první řadě je třeba aby bylo QR povoleno v globálním nastavení.

Dalšími nezbytnosti, aby účet na který má být měna zaslána měl vyplněno české číslo účtu a měna dané faktury byla CZK.

Ačkoliv modul by sám měl rozpoznávat, jaký QR kód se má generovat, mohla někde v algoritmu nastat chyba. Proto doporučujeme zkontrolovat toto nastavení ručně a to na návrhu faktury zde: 

2. Tisk faktury pro zákazníky z ČR nebo SK

Všechna pole se řídí těmito možnými scénáři:

Zákazník v ČR a měna CZK 

• Variabilní, konstantní, specifický symbol.
• Číslo účtu (v případě, že není, tak IBAN a SWIFT/BIC, viz. zákazník v ČR a měna jiná než CZK).
• Zpráva pro příjemce.
• Platební podmínky a dodatečné platební podmínky (když není vyplněno, tak se na fakturu nevyplní).
• Český QR kód platby

Zákazník v ČR a měna jiná než CZK 

• Variabilní, konstantní, specifický symbol.
• České číslo účtu. 
• Číslo účtu ve formě IBAN a SWIFT/BIC.
• Zpráva pro příjemce.
• Platební podmínky a Dodatečné platební podmínky (když není vyplněno, tak se na fakturu nevyplní).
• SEPA QR kód - pokud máte nastaveno, aby se tiskl, a měna faktury odpovídá jeho standardu (EUR).

Zákazník z SK

• Variabilní, konstantní, specifický symbol.
• Číslo účtu v formě IBAN a SWIFT/BIC.
• Zpráva pro příjemce.
• Platební podmínky a Dodatečné platební podmínky (dyž není vyplněno, tak se na fakturu nevyplní).
• SEPA QR kód - pokud máte nastaveno, aby se tiskl, a měna faktury odpovídá jeho standardu (EUR).
  

3. Zákazník v zahraničí 

• Variabilní symbol - Payment reference.
• Číslo účtu ve formě IBAN a SWIFT/BIC.
• Zpráva pro příjemce.
• Platební podmínky a Dodatečné platební podmínky.
• SEPA QR kód - pokud máte nastaveno, aby se tiskl, a měna faktury odpovídá jeho standardu (EUR).
  

Názorný příklad 

V této sekci si pojďme ukázat, jak vypadá celá faktura v praxi, a demonstrovat rozdíl faktury s a bez modulu.

Takto vypadá plná faktura s modulem pro české zákazníky:  

Faktura bez modulu bude vypadat takto: 

Nyní si ještě ukažme, jak budou vypadat faktury se zahraniční měnou:

A nyní fakturu bez modulu: