Uživatelská dokumentace: ARES

Kontext

V tomto dokumentu se dozvíte více o napojení informačního systému ARES, který zpřístupňuje dostupná data z informačních systémů veřejné správy, do vašeho Odoo systému. Ukážeme si, jaké nové možnosti se vám díky tomu odemykají a hlavně jak je aplikovat. 

Globální nastavení​

V rámci obecného nastavení byla přidána sekce ARES, kde se vyskytuje zaškrtávací pole Stahování dat z registru DPH. Jak již popis a název napovídají, jedná se o vedlejší komunikaci mimo samotný ARES. Z tohoto registru získáváme registrovaná čísla účtů a spolehlivost plátců, což je dále vysvětleno v dokumentaci.

Registr DPH je spravován Finanční správou ČR a jeho funkčnost tak není závislá na samotném ARES; může se tak stát, že API spojení bude z bezpečnostních důvodů přerušeno.

Při instalaci modulu je spojení s Finanční správou pro sběr zmíněných informací povolen. V případě, že tyto informace nechcete získávat a ověřovat nebo je registr dočasně mimo provoz, můžete tuto komunikaci jednoduše přerušit odkliknutím pole a uložením nastavení.

Hlavní funkce

1. Obohacení kontaktu - Při vyplnění IČO a zadání požadavku je kontakt obohacen o údaje z ARES. Kontakt lze také obohatit díky hledání subjektů v ARES na základě jména nebo názvu. Je-li kontakt plátcem DPH a má tedy přiřazené DIČ, je provedena kontrola jeho plátcovství a jsou automaticky doplněny jeho registrované bankovní účty.
2. Ověření změny údajů - Při validaci faktur (případně dobropisu) dochází k ověření, zda nedošlo ke změně údajů s následnou volbou aktualizace a případným zaznamenáním změn.
3. Ověření údajů.

Omezení 

I) Odepření přístupu 

Za některých situací si Ministerstvo financí vyhrazuje odepření přístupu k databázi ARES, což může mít za následek nefunkčnost tohoto modulu. Níže uvedený obrázek uvádí specifické situace, ve kterých může dojít k tomuto problému.

Pro více informací navštivte webové stránky ARES: https://ares.gov.cz/stranky/vyvojar-info.

Příklad chybové hlášky ARES při odepření přístupu:

II) Omezení na české kontakty 

Databáze ARES obsahuje pouze informace o českých kontaktech; následující funkce se tedy striktně vztahují pouze k českým subjektům.

III) Nepřístupnost doprovodných databází

V případě nepřístupnosti vedlejších databází se může stát, že začnou vyskakovat různé chyby, které mohou bránit v potvrzování vystavovaných dokumentů. V tomto případě doporučujeme v globálním nastavení nejprve zkusit vypnout komunikaci s doprovodnými databázemi pro případ, že jsou aktuálně nedostupné pro API komunikaci.

 1. Obohacení kontaktu 

Kontext

Doplnění údajů skrze ARES nám usnadňuje velkou část práce. Dochází zde k doplnění všech právně nutných údajů u kontaktu skrze jedno kliknutí, kdy nám odpadá ruční opisování údajů s možností lidské chyby.

Kde se pohybujeme

Tento modul se vyskytuje primárně v aplikaci Kontakty​​​ na ​kartě kontaktu (ať už nového, nebo již stávajícího). V dolním řádku záložek na kartě kontaktu nám přidává novou záložku a v horní části nové chytré tlačítko ("Doplnit data z ARES skrze IČO").

Data z ARES se kontrolují pokaždé, když dojde potvrzení faktury pro daný kontakt. V případě změn v aplikaci Kontakty dojde ke změně pouze při kliknutí na tlačítko "Doplnit data z ARES skrze IČO".

Jak to funguje 

1. Vytvoříme nový kontakt (pokud chceme obohatit již existující kontakt, tento krok můžeme přeskočit). 

2. Vyplníme IČO.

3. Klikneme na tlačítko "Doplnit data z ARES skrze IČO".

4. Kontakt je obohacen o informace z databáze ARES.

Všimněme si, že pravý sloupec informací se neobohatí, jelikož obsahuje informace, které obecně ARES neschraňuje.

Vyplní se nám tedy pouze název, adresa a je-li kontakt plátcem DPH, tedy zda má přiřazené DIČ. 

Dále je provedena kontrola jeho plátcovství (je-li povolena komunikace s registrem DPH) a jsou automaticky doplněny jeho registrované bankovní účty. V případě, že by kontakt nebyl spolehlivým plátce daně, pole se označí a připíše se k němu datum, odkdy má daný kontakt problémy s plátcovstvím daně:

Zároveň se nám uloží záznam o stažení informací do záložky "ARES Historie" s datem stažení informací.

Pokud má kontakt registrovaný bankovní účet, Odoo uloží i tyto informace, a to do záložky "Účetnictví".

Vyhledávač

V databázi ARES lze mimo IČO vyhledávat také podle názvu. K tomu slouží vyhledávač, který při vypsání jména vyhledá shody v databázi. Jeho výběrem obohatíme kontakt o všechny informace stejně jako u předchozí varianty. 

Tlačítkem "Vyhledat subjekty z ARES" vyhledáme všechny záznamy v databázi ARES se shodou v názvu.

Jako výsledek vyhledávání dostaneme seznam vyhovujících záznamů společně s vybranými informacemi (např. jejich právní formu a adresu). To nám umožní identifikovat správný kontakt v případě, že se v databázi nachází více kontaktů s podobným názvem. Díky tomu předejdeme chybám a jednoduše vytvoříme správný záznam v našem Odoo.

Těmto kontaktům je následně přiřazena i výše zmíněná právní forma schraňovaná databází ARES.

Náš modul přidává také seznam těchto norem, které ARES schraňuje. Jejich seznam nalezneme v menu Konfigurace –> ARES Právní formy.

Identifikační čísla v zahraničí

V dnešní době je samozřejmě běžné i obchodování se zahraničními partnery; to znamená, že v Odoo budete nejspíše mít i jiné než české kontakty. Tento modul sice nepokrývá hlídání údajů zahraničních kontaktů - ARES je totiž jen databází českých ekonomických subjektů - nicméně pro předejití nedorozuměním se vyplatí vědět, jaké jsou zahraniční ekvivalenty.

IČO neboli identifikační číslo osoby, ať už fyzické nebo právnické, obdrží každý, kdo nějakým způsobem podniká. Jeho užívání je vyžadováno zákonem. V zahraničí bychom obecně mluvili o Company ID, případně může být uváděno i jako registrační číslo, tzv. Registration number. Největší rozdíl mezi IČO a Company ID je, že se v praxi může a nemusí lišit od daňového identifikačního čísla, a že jeho uvedení není vždy povinné, zatímco v České republice to povinné je.

DIČ neboli daňové identifikační číslo má svou obdobu v zahraničí jako TAX ID, případně se s ním můžeme setkat i jako s VAT number, TIN a jinými zkratkami. Povinnost uvádění tohoto údaje je stejná jako v České republice. V evropském prostředí většinou začíná dvou písmenným označeným státu, kde je kontakt registrován jako plátce daně.

Chybové hlášky 

Obohacení kontaktu je závislé primárně na údaji IČO. Může se tedy stát, že nás Odoo upozorní na chybu v tomto údaji.

Např. při samostatném vyplnění DIČ bez IČO a následném pokusu o obohacení kontaktu pomocí IČO nám Odoo napíše, že kontakt nelze obohatit, jelikož je nutno IČO vyplnit.

V případě vyplnění chybného nebo neexistujícího IČO Odoo pozná, že IČO není vyplněno správně. Při zadání IČO ověřuje, zda má správný počet znaků a jestli je v databázi ARES přiřazeno k nějakému právnímu subjektu. Pokud dojde k chybnému vyplnění, Odoo nás upozorní.

V případě využití vyhledávače je potřeba dát si pozor na správný formát vstupních dat. Vyhledávač totiž porovnává celá slova, ne samotné znaky. V praxi to znamená, že pokud bychom chtěli vyhledat "Origamis", musíme hledat přímo celé slovo "Origamis". Jestliže bychom hledali pouze část slova, např. "Origam", vyhledávač nenajde nic. Bude se totiž pokoušet najít kontakt, ve kterém se vyskytuje celé slovo "Origam", nikoliv "Origam" jako část delšího slova v názvu kontaktu:

Ohledně této problematiky jsme kontaktovali ministerstvo financí, bohužel nám však bylo sděleno, že jiná možnost vyhledávání není možná:

​ ​ ​ ​ ​

Cvičný příklad 

Zkuste si sami přidat ORIGAMIS do vašeho Odoo systému pomocí IČO.

IČO: 19384602

Zkuste si sami přidat ORIGAMIS do vašeho Odoo systému i pomocí názvu.

Pokud jste se dostali k podobnému výsledku jako my v bodě 4, gratulujeme! Vše jste zvládli na jedničku a můžete se posunout dále.

2. Ověření údajů - při potvrzení faktur

Kde se pohybujeme 

V následujících krocích si ukážeme, jak probíhá kontrola informací při validaci faktur, opravných daňových dokladů (vydaných i přijatých) a pro zálohové faktury.

Kontext

Někdy se může stát, že v dojde k chybné manuální změně údajů na kontaktu nebo se změní oficiální údaje ze strany kontaktu. ​Ať už se změní adresa nebo plátcovství daně, náš modul pohlídá, aby nedošlo k chybě na faktuře a abychom se nemuseli vystavovat riziku při potvrzování faktur od nespolehlivých plátců daně. 

Jak to funguje 

1. Validace faktur s chybějící informací IČO

Nejdříve musíme rozlišovat mezi individuálním kontaktem a firemním kontaktem. V případě chybějícího IČO na individuálním kontaktu se nám fakturu povede validovat, v případě firemního kontaktu nám Odoo nahlásí chybu. 

Validace probíhají pouze na českých kontaktech. Zahraniční kontakty nejsou vedeny v systému ARES, tudíž se jejich informace nedají z tohoto registru získat.

V tomto cvičném příkladu jsme smazali na firemním kontaktu IČO. Při validaci faktury nám Odoo napsalo chybu:

2. Validace faktur s chybějící informací DIČ

V případě potvrzení faktury kontrolujeme, zda by kontakt měl mít uvedeno DIČ. V momentě validace faktury s kontaktem, kde je chyba v DIČ, nás modul upozorní na změnu údajů. 

V tomto cvičném příkladě jsme odstranili z našeho kontaktu DIČ a pokusili jsme se validovat fakturu na tento kontakt. 

Odoo nám nabídne dvě možnosti:

1. "Potvrdit fakturu bez aktualizace dat" - v tomto případě faktura projde a data se neaktualizují, tedy chybějící DIČ se nedoplní.

2. "Aktualizovat údaje a potvrdit fakturu" - v tomto případě faktura projde a dojde k aktualizaci dat dle údajů obsažených v ARES. Následné změny i s datem se propíší na záložku "ARES Historie" u samotného kontaktu, obdobně jako v první kapitole.

Úprava historie s datem nahrazení:

V chatteru lze vidět konkrétní změněné hodnoty z adresy: Draha 424 na adresu: Draha 427.

3. Spolehlivost plátce daně

I. Dodavatelské faktury

Nyní si demonstrujeme, jak náš modul hlídá spolehlivost plátcovství daně. V případě tvorby dodavatelské faktury s kontaktem, který je veden jako nespolehlivý plátce daně, dojde při validaci k upozornění: 

II. Opravné daňové doklady 

Při validaci opravných daňových dokladů se zákazníkem, který je veden jako nespolehlivý plátce daně, nám také přijde upozornění:

Cvičný příklad 

Pro body 1 a 2 si upravte kontakt Origamis tak, že smažete IČO nebo DIČ. Pokuste se validovat fakturu. 

Povedlo se vám dostat stejnou chybovou hlášku? Výborně, pak vše jde podle plánu. 

Pro bod 3 si nahrajte do systému kontakt, který je vedený jako nespolehlivý plátce daně, a následně se pokuste na něj vystavit dodavatelskou fakturu nebo opravný daňový doklad. 

Povedlo se vám dostat stejnou chybovou hlášku? Výborně, pak všechno funguje jak švýcarské hodinky.

3. Ověření údajů 

Kde se pohybujeme

V této sekci si ukážeme, že v případě přijímání dodavatelských faktur a opravných daňových dokladů hlídáme přiřazený bankovní účet. V případě, že se pokusíme potvrdit dodavatelskou fakturu, kde kontakt nemá přiřazený bankovní účet, začne modul hlásit upozornění:

V případě, že kontakt je plátcem daně a má v registru DPH registrovaný bankovní účet, proběhne kontrola, zda se tento účet vyskytuje i na dodavatelské faktuře. Pokud dojde k rozporu zobrazí se nám upozorní: 

Toto se může stát nepříjemným v případě potvrzování vícero faktur od stejného dodavatele, u které jste si jistí, že bankovní účet je v pořádku.

Na detailu bankovního účtu můžeme daný účet nastavit jako "důvěryhodný".

Tato možnost zajistí, že při potvrzení faktur s takovým účtem, který není registrován v databázi ARES, se upozornění zobrazí pouze v chatteru daného záznamu, a ne jako chybová hláška.

Cvičný příklad 

Z kroku 1 jste si vyzkoušeli obohatit kontakt Origamis. Nyní tento kontakt upravíme. Přepište si bankovní účet u tohoto kontaktu na jiný a pokuste se vystavit dodavatelskou fakturu. 

Povedlo se vám dostat stejnou chybovou hlášku? Pokud ano, vše funguje správně.