Uživatelská dokumentace: Posílání plateb do banky

Kontext 

V praxi mnoho firem musí řešit velké množství odchozích plateb týdně. Tyto platby pak někdo musí vytvořit v bance  a reálně peníze poslat. Odoo vám umožní jednoduše zvolit platby, které chcete exportovat a náš modul vám dovolí zvolit formát exportu, který je v tuzemsku bankami podporován. Jednoduše tak můžete exportním souborem nahrát do banky příkaz klidně až ke stovkám plateb.

Omezení 

Export plateb do bank je velmi komplexní proces; Odoo je schopné všechny relevantní  informace o odchozích platbách shrnout do jednoho souboru, který je vaše banka schopna načíst, přebrat si z něj informace o platbách a následně platby odeslat. Je třeba pamatovat, že existuje více druhů exportů napříč různými zeměmi a ne všechny jsou bankami z různých důvodů podporovány.

Odoo již v základu podporuje export skrze SEPA, ten je ale v tuzemsku nepraktický z nutnosti použití eura jako měny. Proto vznikl i tento modul - aby tuto funkci mohla využívat i česká Odoo klientela.

V České republice je nejčatějším standardem pro export ABO, který je spravován ČNB, případně pak standard "Multicash". I přes to, že tyto dva standardy pokrývají majoritu českého trhu, může se stát, že vaše banka ani jeden z těchto standardů podporovat nebude. Na tomto odkaze se můžete dočíst, které banky podporují jaké standardy.

V případě, že vaše banka ani jeden tento standard nepodporuje, není třeba smutnit. Můžete nás kontaktovat  a společně se dohodneme na řešení : Odkaz na kontakt

Globální nastavení

Nastavení účetnictví 

Pro správnou funkci modulu je potřeba v Nastavení –> Účetnictví –> Dodavatelské platby zaškrtnout pole "Export do českých bank":

Účetní deníky 

Další podstatná část, kterou je potřeba správně nastavit, je sekce odchozích plateb na účetních denících typu "banka", které dle interních preferencí vaší společnosti využíváte. V našem případě vycházíme ze stavu, kde všechny odchozí platby dodavatelům platíme z účtu propojeného s účetním deníkem "banka".

Vyberte z účetních deníků ty, které je potřeba upravit. V našem případě jsme vybrali deník "Banka", ze kterého budeme chtít exportovat platby do banky. 

Na konkrétním deníku upravíme sekci odchozí platby podle potřeby.  

1. Export pro české banky ABO - to znamená, že budu moct exportovat platby na tomto deníku ve standardu ABO
2. Export pro české banky Multicash - to znamená, že budu moct exportovat platby na tomto deníku ve standardu Multicash
3. Ruční - to znamená, že exporty plateb budu provádět ručně 

Naše banka by v tomto případě byla Komerční banka. Ta uznává ABO standard, nechali bychom tedy pouze možnosti ručního a ABO exportu. Multicash není potřeba. 

Toto číslo účtu musí být české. Výsledné platby mají podmínku, že musejí být v CZK (více v sekci "Validační požadavky"), je tedy přirozené podmiňovat číslo účtu k tomu, aby bylo také české. V případě, že by nebylo, následná validace by se nezdařila.

To, jaký standard zde zvolíte, vám povoluje si jej vybrat pro export při tvorbě plateb. To znamená, že když zde vyplníte všechny 3 možnosti, až budete vytvářet platby faktur, budete mít možnost vybrat si ze všech vámi zvolených možností pro odchozí platby z konkrétního deníku. Když si zde vyberete pouze ten typ exportu, který podporuje vaše banka, bude automaticky zvolen u nově vytvářených plateb. To může pomoci zredukovat potenciální chyby a vaše práce bude zase o trochu jednodušší. 

Jak to funguje

Modul sice umožňuje exportovat podle dvou standardů, ale proces exportu je pro oba totožný. Proto se v této sekci budeme věnovat pouze standardu ABO s předpokladem, že pro Multicash proces funguje identicky. Rozdíl bude pouze v momentě, kdy je potřeba vybrat platební metodu, tam zvolíte Multicash namísto ABO. 

1. Částky k úhradě 
2. Tvorba hromadné platby 
3. Export platebního souboru

1. Částky k úhradě 

Než můžeme exportovat platby, potřebujeme mít co exportovat. Do vašeho systému budou vstupovat přijaté faktury. Ty, po jejich zaúčtování, nám dají možnost vytvořit platbu. 

Tady máme potvrzenou přijatou fakturu, kde můžeme vytvořit platbu:

Když vytvoříme platbu, dostaneme možnost vybrat, jak by měla platba proběhnout. Toto je moment, kdy budeme rádi, že jsme vše nastavili správně. Zvolením odpovídajícího účetního deníku a platební metody vytvoříme platbu: 

Všimněme si, že v platební metodě máme nyní pouze dvě (Manual/Ruční a Export pro české banky ABO). To je dáno správným nastavením, jelikož víme, že Komerční banka podporuje ABO a ne Multicash. V případě, že bychom nechali explicitní nastavení obou standardů, menu nám nabídne obě možnosti:

Toto nastavení je pro každý účetní deník separátní. Nastavení každého deníku se tedy projeví v poli platebních metod. 

V momentě, kdy by vaše firma měla velké množství takovýchto faktur, může se zdát tato forma tvorby platby pomalá. Proto si ukážeme, jak vytvářet platby pro více faktur naráz.

V aplikaci Účetnictví proto zvolíme rozbalovací menu Dodavatelé a z něj zvolíme zobrazení Částky k úhradě.

Toto seznamové zobrazení nám přehledně ukáže všechny potvrzené přijaté faktury čekající na vytvoření platby. Tak jim pojďme vyhovět, ať nečekají moc dlouho. 

Jednoduše označíme faktury, které potřebujeme zaplatit, a klikneme na "vytvořit platbu":

A jako platební metodu zvolíme Export pro české banky ABO (respektive Multicash v případě, že to bude pro nás vhodnější standard). 

V tento moment se nám tyto faktury posunou do stavu "V platbě", stejně jako na obrázku. To znamená, že vaše Odoo už vnímá fakturu jako s fakturu vytvořenou platbou, kterou je potřeba jen exportovat.  

2. Tvorba platební dávky / hromadné platby 

V momentě, kdy má alespoň jedna faktura vytvořenou platbu (je ve stavu "V platbě"), můžeme se rozhodnout tuto platbu exportovat. Nejdříve musíme však rozlišit, které platby chceme exportovat. Pojďme si tedy ukázat, jak se vytváří tzv. hromadná platba neboli platební dávka.

Cesty, jak zobrazit platby připravené na export

Existuje několik možností, jak zobrazit platby, které jsme si vytvořili v minulém kroku, ale ukážeme si ty nejintuitivnější. 

1. Dodavatelé –> Platby –> Vhodná filtrace 

V tomto seznamu všech plateb jsme díky správně (před)nastaveným filtrům velmi rychle schopni najít naše dvě připravené faktury s "exportem pro české banky ABO". 

2. Dashboard –> Účetní deník 

O trochu rychlejší cesta je na účetním dashboardu. V rámečku účetního deníku, který jste zvolili při tvorbě plateb, se nachází chytré tlačítko "X Platby na export skrze ABO", resp. Multicash v závislosti na zvoleném standardu, kde X značí počet plateb čekajících na export.

Tato cesta má tu výhodu, že nám rovnou vyfiltruje všechny platby připravené na export skrze zvolený standard a stačí si jen vybrat, které platby chcete exportovat do banky.

Tvorba hromadné platby / platební dávky

V momentě, kdy máme připraveny platby, které budeme chtít exportovat do banky, stačí z nich vytvořit "Hromadnou platbu" neboli sjednotit platby, které mají odejít z banky. V našem případě sjednotíme dvě připravené platby:

Zobrazí se nám přehled, kde ještě před potvrzením lze zkontrolovat částky a faktury ve spodní části "Dávkový obsah".

V pravém sloupci v poli "Datum" lze nastavit datum, kdy má platba odejít, a nastavit referenci pro vaši ideální orientaci v účetnictví. 

3. Export dat do banky

V případě, že v minulé sekci vše prošlo kontrolou, po potvrzení se vygeneruje soubor, který se vloží do chatteru. Ten následně stáhněte a můžete jej nahrát do vašeho internetového bankovnictví.

Seskupení plateb

V případě, že ve vašem Odoo vytváříte více plateb na faktury od jednoho dodavatele, můžete platby seskupit do jedné. Pak z vaší banky odejdou peníze dodavateli jako jedniná platba nezávisle na počtu faktur. Jestli to chcete udělat, záleží pouze na vás a na vaší domluvě s dodavatelem. 

V případě, že je označeno více nezaplacených faktur a některé jsou od stejného dodavatele, stejně jako na obrázku:

naskytne se možnost zakliknout tlačítko "Seskupit platby":

Pakliže tuto možnost zvolíme, platby za všechny faktury od stejných dodavatelů se spojí do jediné platby. 

Na našem účetním deníku nyní vidíme, že máme připraveny pouze dvě platby, ale faktury jsme zaznamenali 4 - od dvou různých dodavatelů. 

V platbách tedy najdeme pouze dvě platby, kde lze vidět, že platby za faktury od dodavatele Origamis se spojily do jedné platby. Nyní stačí platby exportovat a vše je hotovo. 

Validační požadavky 

Exportní soubor musí obsahovat mnoho povinných náležitostí, aby jej Odoo mohlo vygenerovat. Koneckonců je to soubor, na základě kterého banka vytváří platební příkazy. 

Odoo vás nenechá poslat peníze na neplatný účet nebo účet se špatnou měnou. Proto se pojďme podívat, jaké validační procesy náš modul provádí a jaké kontroly probíhají při potvrzování hromadných plateb.

1. Český bankovní účet

Pro správné odeslání peněz se dá očekávat, že budeme znát bankovní účet dodavatele. Odoo dodatečně ještě hlídá, aby pro správné fungování "českého exportu" byl tento bankovní účet český. V případě, že kontakt (respektive dodavatel) nemá české bankovní číslo, Odoo nás při potvrzení hromadné platby upozorní:

V případě, že byste měli problém s nastavením českého čísla účtu na kontaktu, se zkuste podívat do uživatelské dokumentace na  📄 Base CZ.

2. Český kód banky

Také se nesmí stát, že nebude přiřazen český kód banky neboli čtyřčíslí za lomítkem. Modul 📄 Base CZ  se stará o to, aby tam vždy byl, ale může se stát, že při manipulaci se nám povede ho nechtěně umazat. Odoo nás případně upozorní:

3. Měna na faktuře CZK

Jelikož české standardy exportu a banky běžně podporují jen českou měnu, poslední validační podmínka je, že všechny faktury, jejichž platby se exportují skrze hromadnou platbu při použití standardu ABO nebo Multicash, musejí mít měnu CZK. V případě, že se nám tam připlete faktura v jiné měně, Odoo nás upozorní: